企業には欠かせないコミュニケーションツールである「電話」ですが、最近ではコスト削減や業務の効率化を狙った「クラウド電話」の導入が注目されています。
しかし、「導入するとどんなメリットがあるの？」「自社に適しているか分からない…」といった疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか？
この記事では、クラウド電話の仕組みやメリット・デメリット、導入をおすすめする企業について解説します。最後まで読めば、自社が導入を検討すべきかどうかが分かるはずです。
クラウド電話とは
冒頭でもお伝えした通り、クラウド電話とは、クラウド上のPBX（電話交換機）を介して通話するシステムです。サービスを提供しているベンダーと契約することで、そのベンダーが構築したクラウドPBXを通じて通信できます。
従来は社内に物理的な機器としてPBXを設置し、自社で運用を行う「オンプレミス型」が主流でした。しかし、クラウド上で管理・運用が可能な「クラウドPBX」の登場により、インターネットさえあれば場所を問わない、柔軟な電話システムの構築が可能になったのです。
・電話回線や電話加入権も不要
・個人が所有するスマートフォンを内線端末にできる
・初期費用とは別に月額利用料が発生する
参考：PBX(構内交換機)とは？種類や導入によるメリットを徹底解説！
クラウド電話のメリット
クラウド電話を利用するメリットは、主に以下の4点です。
・工事不要で導入期間が短い
・メンテナンスやセキュリティ対策をベンダーに任せられる
・コスト削減が期待できる
以下で詳しくご説明します。
社外でも会社の電話が受発信できる
クラウド電話の最大のメリットと言えるのが、社外でも会社の電話を受信・発信ができる点です。
クラウド電話はインターネット環境があれば、どこでも通話ができます。例えば、会社の電話番号にかかってきた電話を、自宅で受信することも可能です。もちろん、折り返しの電話をかける際には、発信元を自社の代表番号にできます。
これにより以下のようなことが実現し、業務効率の向上が期待できるのです。
・テレワークの推進
・電話取り次ぎの手間を削減
・アプリのダウンロードによりスマホを内線端末化
・外出先での電話対応
工事不要で導入期間が短い
クラウド電話は、PBX装置の設置や電話回線の配線工事が不要なため、短い期間で導入できます。
導入手順はベンダーによって異なりますが、利用デバイスにアプリをインストールし、契約後に発行されたアカウントを設定するのが一般的です。従来のビジネスフォンの導入には数ヶ月程度かかっていましたが、クラウド電話なら1週間〜1ヶ月程度で利用を開始できます。
また、柔軟に契約台数の増減ができるため、拠点やオペレーターの数に変更が生じても、スムーズに対応できます。一時的に入電数が急増する繁忙期だけアカウントを拡張するといった臨機応変な対処も可能です。
従来のビジネスフォンだとPBXに接続できる台数に限りがあり、それを上回る場合には装置の増設や買い替えが必要であることを考えると、クラウド電話の利便性の高さが分かります。
メンテナンスやセキュリティ対策をベンダーに任せられる
クラウド電話のメンテナンスやセキュリティ対策は、ベンダー側が担当します。
トラブル発生時の対処もベンダー側の専門家に任せられるため、システムへの知識がない企業でも安心して運用に専念できます。物理的な装置も不要のため、経年劣化の心配もありません。
コスト削減が期待できる
クラウド電話は、従来のビジネスフォンよりもコストを削減できるケースが多いです。
クラウド電話にかかる料金は、初期費用と運用費用（月額費用＋外線通話料+オプション利用料）に分けられます。それぞれの相場は以下のとおりです。
＜初期費用の相場＞
0～5万円程度
＜運用費用の相場＞
・月額費用：1アカウントあたり2,000〜10,000円程度
・外線通話料：固定電話3分あたり8円程度
・オプション利用料：自動録音は月額2,000円～3,500円程度、IVRは月額1,500円～3,000円程度
従来のビジネスフォンでは、物理機器であるPBX（価格相場は20万～100万円）の購入や設備工事費、ビジネスフォンの端末購入費や設置費などが必要です。初期費用だけでもクラウド電話のコストパフォーマンスの良さが分かります。
クラウド電話のデメリット
クラウド電話のデメリットには、以下の3点があります。
・市外局番を取得できない場合がある
・月額利用料がかかる
以下で詳しくご説明しましょう。
インターネット環境がないと利用できない
繰り返しになりますが、クラウド電話はネット環境がないと利用できません。
そのため、大規模災害やシステム障害などでネットが繋らない場合には、通話ができなくなるリスクがあります。また、社内のネット環境が不安定だったり低速だったりすると、音声品質が低下する可能性もあります。
クラウド電話を導入する際には、事前にオフィスのインターネット環境や災害時の対応について確認しておきましょう。
市外局番を取得できない場合がある
契約するベンダーによっては、「東京03」や「大阪06」などから始まる市外局番の電話番号を取得できないケースがあります。この場合、もともと使用していた市外局番付きの電話番号を引き継ぐこともできないため、注意が必要です。
クラウド電話は、「050」から始まる電話番号が主流です。しかし、ベンダーやサービス内容によっては市外局番やフリーダイヤルの「0120」「0800」も取得できるため、事前に確認しておきましょう。
月額利用料がかかる
クラウド電話には、1アカウントあたり2,000〜10,000円程度の月額利用料がかかります。
先述の通り、初期費用や通話料、メンテナンス費用が安価なためコスト削減が期待できます。しかし、利用人数やオプションの内容によってはオンプレミス型のPBXを購入、またはリースした方が安い可能性もあるため、要注意です。
導入の際には、中長期的なトータルコストを試算をした上で判断しましょう。
クラウド電話をおすすめする企業
クラウド電話の導入は、以下のような企業におすすめです。
クラウド電話は、ネット環境さえあれば利用可能です。
・拠点の数を増やす、あるいは減らす予定がある
クラウド電話なら、アカウント数の増減に柔軟に対応できます。
・フロアの配置換えが多い、またはオフィスがフリーアドレス
クラウド電話は電話回線を使用しないため、社内のどこに移動しても利用可能。
・電話の転送が多い
クラウド電話は社外でも受発信できるため、電話の取り次ぎが減少。
また、転送料金がかからないため、コスト削減が期待できます。
・BCP（事業継続計画）に力を入れたい
クラウド電話は離れた場所からでも同じ電話番号で受発信できるため、他拠点や
自宅で事業を継続できます。
・スタートアップ企業である
クラウド電話は初期費用が安く、導入までスピーディ。スマホを内線端末として
使用することもできるので、小規模から始めるスタートアップ起業に適しています。
まとめ
この記事では、クラウド電話のメリット・デメリットや、導入をおすすめする企業について解説しました。
最近ではクラウド電話にも様々なバリエーションがあるため、導入の際には複数のサービスを比較検討する必要があります。デモやお試し期間を活用して、以下のポイントを確認しておきましょう。
・システムの使い勝手
・取得できる電話番号
・オプション機能
・セキュリティ対策
・ベンダーによるフォローの手厚さ
この記事がきっかけとなり、より快適な業務環境が整うことを祈っています。
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